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Étiquette : performance

Manager: comment gérer un collaborateur qui ne tient pas ses délais ?

Voici un deuxième article sur la gestion de situations et de personnalités présentant des difficultés dans le management au quotidien, dans la continuité de mon travail sur les réactions émotionnelles. Comme dans le premier article sur « comment désamorcer une attitude critique d’un collaborateur », il s’agit de la résolution d’un problème concret : comment faire face à un collaborateur (de bonne volonté) qui ne tient jamais ses délais ?

Nombreux sont les managers qui comptent dans leurs équipes une personne qui leur dit toujours oui mais qui a du mal à respecter les délais annoncés. Pourquoi ne me dit-il jamais qu’il n’y arrivera pas à temps ? Pourquoi accepte-t-il les dossiers sans broncher s’il ne peut pas tenir sa promesse de tenir ses délais ?

Marc dirige une petite équipe de spécialistes qualifiés dont Adrien fait partie. Excellent collaborateur, très capable, Adrien a su gagner au cours des années la confiance de ses supérieurs comme de ses pairs. Dernièrement, Adrien a été la source de deux problèmes car il n’a pas conclu à temps certains dossiers clients dont il était responsable. Et pourtant, avant de lui confier ces tâches Marc avait veillé à lui demander s’il pouvait le faire : «Oui, bien sûr » avait répondu Adrien. Au dernier moment, Marc s’est rendu compte que rien n’était fait et s’est senti trahi. Adrien aurait pu le prévenir !

Quelles sont les bonnes attitudes à adopter vis-à-vis de personnalités de ce type ?
La première étape est de se rendre compte qu’Adrien ne le fait pas exprès, et ne se moque pas de Marc. Ce n’est pas du tout dans son mode de fonctionnement. Lorsqu’il dit oui, il est de bonne foi. Le problème c’est qu’il n’ose pas demander des précisions quant au travail à effectuer, et même s’il a envie de bien faire, il n’ose pas solliciter des marges de manœuvre plus importantes. Il ne veut pas s’avouer qu’il ne pourra pas faire face, il ne sait pas résister et il ne sait pas dire non !
La solution pour Marc est donc d’anticiper : face à un nouveau dossier à répartir, celui-ci sait qu’Adrien dira oui mais qu’il n’y arrivera pas forcément. Il faut alors travailler avec lui pour bien préciser la demande et voir concrètement le travail que ce dossier représente. Même si Marc a parfois la sensation de perdre du temps en accompagnant Adrien plus que ses autres collaborateurs, il en gagnera au final. La bonne volonté et le sens du devoir d’Adrien pourront lui être très utiles, pour accueillir les nouveaux entrants et sur les dossiers complexes. A la fin des réunions d’équipe, Marc prend désormais Adrien à part pour voir avec lui s’il a le temps, les ressources et les compétences pour mener à bien les objectifs qui lui ont été confiés. Ils construisent ensemble un planning précis et fractionnent l’objectif principal en sous-objectifs atteignables. Ces derniers servent d’alertes en cas de retard.
D’autre part, Marc a confié à Adrien la mission d’intégrer deux nouveaux venus à l’équipe, chose qu’il fait très bien. La cohésion d’équipe en est désormais renforcée !

Pour ceux qui sont familiarisés avec la typologie de réactions émotionnelles que j’utilise, ce collaborateur a montré des réactions de type Repli-Fuite : il a besoin de sécurité, de se sentir utile et de voir que son travail est reconnu. Pour en savoir plus sur cette typologie, je vous invite à lire les articles de mon blog Mieux vivre avec ses émotions.

Quelles sont les 3 leçons à tirer de cet exemple ?

  1. Anticiper les difficultés potentielles en tirant les leçons des problèmes survenus est fondamental dans tous les domaines, mais plus encore dans la compréhension et la gestion des réactions émotionnelles.
  2. Adapter son style de management à la personnalité de ses collaborateurs : en tant que manager il est indispensable de connaître nos collaborateurs et de les accompagner différemment, en fonctions de leurs besoins spécifiques.
  3. Le rôle d’un manager ne consiste pas à changer ses collaborateurs pour qu’ils s’adaptent aux besoins de l’entreprise mais bien de les aider à progresser dans leur développement professionnel. Concrètement, nous y parviendrons en adoptant une attitude de type « coach » : un accompagnement de chacun basé sur l’écoute, la patience et la pédagogie. Cette approche est au cœur de ma conception du management, un management qui produise, à la fois, plus de performances et moins de stress.

Et pour finir sur une note d’humour, tout cela résumé par Dilbert :

Positivons pour de meilleurs résultats

Dans nos formations comme dans les articles de ce blog, j’évoque souvent le pouvoir de la pensée positive. Je me rends souvent compte que certains de mes interlocuteurs hochent la tête mais ne sont pas convaincus : encore un concept de consultant, pensent-ils peut-être. Voici quelques éléments permettant de mieux comprendre pourquoi et comment ça marche.

De nombreuses études de terrain citées par Shawn Achor, psychologue américain et l’un des experts du mouvement de la psychologie positive, mettent en évidence que :

  • Seulement 10% de notre bonheur dépend de notre environnement (éléments externes, choses que nous avons ou non) ; les 90% restant dépendent de notre perception, c’est-à-dire de la façon dont nous voyons les choses.
  • Seulement 25 % des réussites professionnelles sont liées à l’intelligence, les 75 % restants s’expliquent par notre niveau d’optimisme, notre environnement relationnel, et notre capacité à voir le stress comme un défi plutôt que comme une menace.

Or, la plupart des managers et des entreprises fonctionnent selon le schéma suivant : si nous travaillons plus et mieux, nous réussirons mieux, et si nous réussissons dans la vie, nous serons heureux. La plupart d’entre nous repoussant ainsi le bonheur vers un but que nous n’atteignons jamais, une limite qui se déplace constamment !

Pour sortir de ce piège, Shawn Achor propose de travailler sur notre perception des choses, en introduisant plus de positif dans nos pensées. Il met en évidence que lorsque nous pensons de façon optimiste, notre cerveau est plus efficace que si nous sommes stressés ou concentrés sur le négatif. “L’intelligence, la créativité, le niveau d’énergie augmentent, dit-il …(et) les résultats professionnels s’améliorent. Le cerveau en mode positif est 31 % plus productif qu’en mode négatif, neutre ou stressé. [En entreprise] les ventes augmentent de 37 %. Les médecins sont 19 % plus rapides et précis dans leur diagnostic.”

Il conclut qu’il s’agit “d’inverser la recette, de trouver un moyen d’être optimiste dans le présent, alors nos cerveaux réussiront encore mieux, car nous pourrons travailler plus dur, plus vite, et plus intelligemment.”

Concrètement, comment y parvenir ? Le psychologue nous propose de nous livrer régulièrement à des exercices simple pour nous entraîner à être plus optimistes. Il s’agit, par exemple, d’identifier chaque jour, trois choses que nous considérons comme positives. De le faire régulièrement et pendant une période relativement longue (21 jours d’affilée, recommande-t-il) et de les écrire chaque jour. En effectuant ce travail simple, mais de façon régulière, nous reprogrammons une partie de notre cerveau et lui permettons de travailler dans un état d’esprit positif. Le cerveau prend ainsi l’habitude de regarder les aspects positifs des situations qui se présentent à nous et plus généralement de « regarder le monde… de façon optimiste.”

Quatre étapes pour libérer les énergies

Entreprises libérées, bonheur des salariés … Ca donne envie, mais qu’est ce que ça signifie exactement ? Une entreprise libérée, comme l’explique Isaac Getz, professeur à ESCP Europe dans son livre « Liberté&Cie, quand la liberté des salariés fait le bonheur des entreprises », est avant tout une entreprise dans laquelle le partage des pouvoirs et la réorganisation du management permet l’accès à la richesse humaine de tous.

Non seulement ça marche, mais ce n’est pas réservé aux géants de l’innovation, comme le montre de nombreuses PME françaises (Chronoflex, Favi , Poult , ou encore Lippi). En responsabilisant leurs salariés, elles atteignent des résultats nettement supérieurs à leur secteur et affiche en temps de crise une belle croissance ! Le secret, disent les managers:  « Lâcher prise« . Arrêter de vouloir tout décider, encourager un nouveau mode de prise de décision, rassembler autour du “pourquoi” mais déléguer totalement le “comment”: pour les managers qui osent sauter le pas et revoir leur rapport au pouvoir, c’est une révolution.

Comment s’y prendre concrètement, ? Voici les 4 étapes pour libérer son entreprise, selon Isaac Getz :

  1. Arrêtez de parler, commencez par écouter et mettez-vous au même niveau que vos employés.
  2. Partagez votre vision de l’entreprise ouvertement afin que tous les employés aient la capacité de se l’approprier.
  3. Arrêtez d’essayer de motiver les gens, mais construisez un environnement qui leur permette d’évoluer et de s’autodiriger.
  4. Pour maintenir la liberté de votre entreprise, soyez-en le garant par une vigilance de tous les instants.

Pour en savoir plus, je vous invite à lire cet article publié dans La Tribune.

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