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Étiquette : management

Leaders empathiques: comment gérer les attentes et demandes de vos équipes

Comment jongler avec nos tâches tout en étant disponible pour nos équipes ?
Comment jongler avec nos tâches tout en étant disponible pour nos équipes ?

Sergio est gérant de plusieurs agences dans une grande banque française. Il a adopté, depuis son arrivée dans son poste, un style de management participatif : ses collaborateurs savent qu´ils peuvent compter sur lui et viennent le voir dans son bureau pour solliciter son avis, lui poser des questions ou lui présenter leurs idées.

 

Depuis plusieurs mois, Sergio prend de moins en moins de plaisir à ces échanges : il aime être disponible et à l´écoute, mais, en même temps, il se sent de plus en plus stressé. Tous les mois il doit effectuer une série de contrôles entre le 20 et la fin du mois. Comme il est constamment interrompu par ses collaborateurs, le processus lui prend beaucoup de temps et il a beaucoup de mal à le terminer dans les délais. Sergio finit par redouter ces fins du mois et cette tâche qui n´en finit plus !

 

Le problème de Sergio est courant: il est partagé entre son envie de fermer sa porte pour se concentrer sur cette tâche complexe, et la crainte que ses équipes ne prennent mal le fait qu´il s´isole pour travailler.

Fixer des limites claires n´est pas contradictoire avec un management participatif, loin de là. Tout dépend de comment ces limites sont communiquées.

 

A la suite d’un entretien où nous avons évoqué ce sujet, Sergio applique les techniques de communication que nous avons vues ensemble. A l’occasion d’une réunion d´équipe, il formule clairement son besoin de fermer sa porte et de ne pas être interrompu pendant les quelques jours où il effectuera les contrôles mensuels. Une fois ces contrôles terminés, précise-t-il, il sera à nouveau disponible. Contrairement à ce qu’il redoutait il ne recueille pratiquement aucune réaction négative. A peine quelques questions sur des points de détail.

 

Quelques jours plus tard, quand il fait le point sur cette nouvelle façon de faire, Sergio est très surpris : il n’a pratiquement jamais été dérangé, son équipe n’a pas eu l’air d’en souffrir et en plus il a réussi à terminer ses contrôles en deux jours et demi. Jamais il n’aurait imaginé que ça lui prendrait aussi peu de temps !

Le mois suivant, à sa grande surprise il a fait encore mieux : il a réussi à boucler ses contrôles en un jour et demi, il a également réussi à consacrer plus de temps à ses équipes, à se former et à boucler un dossier qu’il n’arrivait pas à terminer depuis plusieurs semaines !

Sergio est ravi : le stress associé aux fameux contrôles a disparu pour laisser place à une formidable sensation de bien-être. En exprimant clairement ses besoins et ses attentes, il a réussi à mettre en place un style de management qui correspond à ce qu’il souhaite : ouvert et participatif et qui lui permette, néanmoins, de faire respecter les moments d’isolement dont il a besoin pour mener à bien certaines tâches complexes.

Mission accomplie !

S´adapter à l´autre pour mieux manager

En tant que manager, il nous arrive fréquemment de devoir demander plus de résultats aux membres de nos équipes. Plus la pression est forte, plus ces conversations pourtant nécessaires peuvent se révéler difficiles, voire pénibles. Comment faire pour faire passer nos messages sans générer de stress?  Le principe est simple, et son application ne requiert qu´une seule chose : de l´entraînement !

 

Pour obtenir une amélioration des performances de nos collaborateurs sans augmenter leur niveau de stress, le facteur clé à intégrer dans notre style de management est la compréhension et l’utilisation du mode de fonctionnement psychologique de la personne à laquelle nous nous adressons.

Voici quelques conseils simples pour adapter votre style de management en fonction du profil de votre interlocuteur.

 

Demandez-vous: comme réagit ce collaborateur face à un problème et sous pression ?

Trois réponses possibles : il ou elle peut s’énerver, se taire, ou se mettre à se justifier et argumenter.

 

 

  • S´il ou elle s´énerve, hausse le ton, défend ses résultats, il s´agit d´un profil de dominante « agressivité » ou « Lutte ».

Comment le ou la gérer ?  Les personnes qui manifestent des réactions de type « Lutte » détestent qu’on leur dise ce qu’ils ont à faire.  Il vous suffit de leur expliquer la situation, de leur présenter les données du problème, en insistant sur le challenge que cela représente et sur la confiance que vous avez dans leur capacité à l’atteindre. Les profils « Lutte » adorent les défis et n’ont aucun problème à assumer des responsabilités. Demandez-leur quels sont les objectifs sur lesquels ils peuvent s’engager, ils vous les diront et s’engageront.

 

 

  • S´il ou elle se tait, regarde ses pieds, dit oui mais mais aura visiblement du mal à faire ce que vous lui demandez, il s’agit d´une dominante blocage ou « Repli ».

Les personnes qui ont souvent des réactions de type « Repli » ont besoin d’être soutenues, encouragées et stimulées. Lorsqu´ils/elles ne se sentent pas reconnu(e)s dans leurs efforts, ils se bloquent encore plus. En tant que manager, la façon la plus efficace de les piloter c’est de les traiter avec douceur et attention. Si face à leur instinct de rentrer dans leur coquille vous êtes tentés de les secouer, vous obtiendrez l’effet inverse de celui que vous souhaitez : au lieu de leur donner envie d’agir vous renforcerez leur blocage et leur difficulté à passer à l’action. Laissez leur un temps de réflexion et revenez vers eux en dialoguant et en cherchant, avec eux, comment les aider à réaliser la mission que vous leur confiez. Ce sont des personnes qui aiment aider et être utiles. Si vous les aidez ils chercheront à vous le rendre.

 

 

  • S´il ou elle se disperse, argumente, et cherche à éviter le conflit, il s´agit d´une dominante « agitation » ou « Fuite ».

Les personnes qui réagissent principalement par des réactions de type « Fuite » ont besoin d´avoir des étapes intermédiaires, des points de repère : aidez les à identifier ces étapes intermédiaires et à prendre conscience de leur progression, cela les rassurera et les aidera à se concentrer sr les résultats à obtenir. Soutenez-les et soyez vigilants, sans toutefois mettre une pression trop forte. Vous saurez si celle-ci devient excessive lorsqu´ils recommenceront à se justifier et à prouver que, de toute façon, leurs objectifs n’étaient pas accessibles…Trop de pression génère chez eux de l’éparpillement et une baisse d’efficacité, alors qu’un niveau de pression positif et bienveillant réveillera leur créativité et leur envie d’avancer vite.

 

Pour en savoir plus, je vous invite à aller lire les articles de ce blog,  et/ou à consulter les conseils pratiques de mon livre.

Manager: comment gérer un collaborateur qui ne tient pas ses délais ?

Voici un deuxième article sur la gestion de situations et de personnalités présentant des difficultés dans le management au quotidien, dans la continuité de mon travail sur les réactions émotionnelles. Comme dans le premier article sur « comment désamorcer une attitude critique d’un collaborateur », il s’agit de la résolution d’un problème concret : comment faire face à un collaborateur (de bonne volonté) qui ne tient jamais ses délais ?

Nombreux sont les managers qui comptent dans leurs équipes une personne qui leur dit toujours oui mais qui a du mal à respecter les délais annoncés. Pourquoi ne me dit-il jamais qu’il n’y arrivera pas à temps ? Pourquoi accepte-t-il les dossiers sans broncher s’il ne peut pas tenir sa promesse de tenir ses délais ?

Marc dirige une petite équipe de spécialistes qualifiés dont Adrien fait partie. Excellent collaborateur, très capable, Adrien a su gagner au cours des années la confiance de ses supérieurs comme de ses pairs. Dernièrement, Adrien a été la source de deux problèmes car il n’a pas conclu à temps certains dossiers clients dont il était responsable. Et pourtant, avant de lui confier ces tâches Marc avait veillé à lui demander s’il pouvait le faire : «Oui, bien sûr » avait répondu Adrien. Au dernier moment, Marc s’est rendu compte que rien n’était fait et s’est senti trahi. Adrien aurait pu le prévenir !

Quelles sont les bonnes attitudes à adopter vis-à-vis de personnalités de ce type ?
La première étape est de se rendre compte qu’Adrien ne le fait pas exprès, et ne se moque pas de Marc. Ce n’est pas du tout dans son mode de fonctionnement. Lorsqu’il dit oui, il est de bonne foi. Le problème c’est qu’il n’ose pas demander des précisions quant au travail à effectuer, et même s’il a envie de bien faire, il n’ose pas solliciter des marges de manœuvre plus importantes. Il ne veut pas s’avouer qu’il ne pourra pas faire face, il ne sait pas résister et il ne sait pas dire non !
La solution pour Marc est donc d’anticiper : face à un nouveau dossier à répartir, celui-ci sait qu’Adrien dira oui mais qu’il n’y arrivera pas forcément. Il faut alors travailler avec lui pour bien préciser la demande et voir concrètement le travail que ce dossier représente. Même si Marc a parfois la sensation de perdre du temps en accompagnant Adrien plus que ses autres collaborateurs, il en gagnera au final. La bonne volonté et le sens du devoir d’Adrien pourront lui être très utiles, pour accueillir les nouveaux entrants et sur les dossiers complexes. A la fin des réunions d’équipe, Marc prend désormais Adrien à part pour voir avec lui s’il a le temps, les ressources et les compétences pour mener à bien les objectifs qui lui ont été confiés. Ils construisent ensemble un planning précis et fractionnent l’objectif principal en sous-objectifs atteignables. Ces derniers servent d’alertes en cas de retard.
D’autre part, Marc a confié à Adrien la mission d’intégrer deux nouveaux venus à l’équipe, chose qu’il fait très bien. La cohésion d’équipe en est désormais renforcée !

Pour ceux qui sont familiarisés avec la typologie de réactions émotionnelles que j’utilise, ce collaborateur a montré des réactions de type Repli-Fuite : il a besoin de sécurité, de se sentir utile et de voir que son travail est reconnu. Pour en savoir plus sur cette typologie, je vous invite à lire les articles de mon blog Mieux vivre avec ses émotions.

Quelles sont les 3 leçons à tirer de cet exemple ?

  1. Anticiper les difficultés potentielles en tirant les leçons des problèmes survenus est fondamental dans tous les domaines, mais plus encore dans la compréhension et la gestion des réactions émotionnelles.
  2. Adapter son style de management à la personnalité de ses collaborateurs : en tant que manager il est indispensable de connaître nos collaborateurs et de les accompagner différemment, en fonctions de leurs besoins spécifiques.
  3. Le rôle d’un manager ne consiste pas à changer ses collaborateurs pour qu’ils s’adaptent aux besoins de l’entreprise mais bien de les aider à progresser dans leur développement professionnel. Concrètement, nous y parviendrons en adoptant une attitude de type « coach » : un accompagnement de chacun basé sur l’écoute, la patience et la pédagogie. Cette approche est au cœur de ma conception du management, un management qui produise, à la fois, plus de performances et moins de stress.

Et pour finir sur une note d’humour, tout cela résumé par Dilbert :

Le management par l’autonomie chez FAVI

Je vous avais déjà parlé des concepts clés des entreprises libérées et de la fonderie FAVI comme l’un des deux exemples d’application. Si je reviens sur le sujet c’est que je suis persuadé que nous pouvons tous tirer des leçons pour notre pratique de manager de l’expérience de Jean-François Zobrist à la tête de FAVI.
J.F. Zobrist est un dirigeant pas comme les autres: il se définit lui-même comme “un petit patron naïf et paresseux” animé par deux convictions : l’homme est bon et tout fonctionne à partir de l’amour. Armé de ces idéaux, il a complètement transformé l’organisation et le mode de management de FAVI pour en faire une entreprise où il fait bon travailler, et en outre affiche des résultats bien supérieurs à la concurrence.
Son principe de base ? “Le chef fait confiance aux productifs, qui, libres de s’auto-organiser, sont heureux donc performants, et créent de la valeur, et ainsi l’entreprise perdure”, extrait du court manuel Managemant par la confiance, téléchargeable ici.

L‘autonomie est donc un des principes forts de l’organisation de FAVI, où les opérateurs sont organisés en mini-usines autour d’un client, et en contact direct avec lui. Le leader de chaque équipe est élu et est responsable de l’organisation de toute la production destinée à ce client. Los opérateurs non seulement fabriquent, mais aussi règlent leurs machines et gèrent leurs cadences en toute autonomie. Pas de pointage, pas de références au temps, peu de contrôle. Zobrist est confiant en la capacité de ses opérateurs pour améliorer les performances de l’usine et cela fonctionne : la plupart des propositions d’amélioration viennent de ceux qui effectivement fabriquent.
“Comment voulez-vous qu’un cadre juge une idée d’ouvrier sur la production?” se demande J.F.Zobrist, déclarant qu‘il s’agit de laisser la personne aller de l’idée à l’action, sous peine de générer la sensation que l’encadrement lui a volé son idée. Et chez FAVI l’idée est récompensée par un “trophée productivité” de 1 000 euros alloués à l’opérateur qui aura proposé et mis en place une amélioration concrète.

Mais comment cette évolution a-t-elle commencé?
Zobrist entretient un lien direct avec ses ouvriers: dès son arrivée, il a pris l’habitude de faire un tour d’usine tous les jours pour être au contact de la production et des ouvriers. La logique, dit-il dans un entretien, est d’aller dans le bocal de l’autre, de comprendre son point de vue : «je faisais mes tours d’usine et c’est là que je comprenais et que j’avais mes intuitions ».
Il s’inspire de la définition du management de François Jullien “son agir sans agir est un laisser faire qui n’est pas ne rien faire du tout, car il revient à faire en sorte que cela puisse se faire tout seul”, c’est-à-dire supprimer les contraintes et les exclusions comme il l’explique dans une conférence (durée 1h 15 ). Il rappelle que le management est “le sens des hommes pour les hommes par les hommes” (14’20), à différencier nettement de la gestion qui est le sens des chiffres pour les chiffres par les chiffres.
Il raconte dans cette conférence quelques anecdotes sur le processus de changement lors de son arrivée. Par exemple, le fait que la suppression d’une étape de contrôle mène à 20 % de pièces en plus dans la production de la part de 5 ouvriers qui désormais contrôlent leur propre production (21’00). La conclusion qu’il en tire est que l‘auto-organisation mène au bien-être, et qu’il existe une corrélation directe entre performances et bonheur.
Autre exemple: en supprimant les primes à la production, désormais directement incluses dans le salaire, il obtient un résultat surprenant: les cadences augmentent de 20 % ! En effet, il se rend compte que certains ouvriers dosaient leurs efforts pour avoir les primes sans augmenter les quotas…
Le message est cohérent: faire confiance veut aussi dire qu’il supprime les horloges, les pointeuses et les alarmes de fin de journée, en partant du principe que si un opérateur arrive en retard ce n’est pas volontaire. Il fait passer le message que ce sont les ouvriers qui font tourner l’usine et supprime les différences symboliques en éliminant les places de parking des cadres. J.F.Zobrist supprime plusieurs niveaux de contrôle et de supervision, puis recycle ces cadres en recherche appliquée et profite ainsi de leur expérience technique, tout en faisant de FAVI un leader en innovation.

Cependant, il fixe des limites : à un agent qualité qui se rebelle contre ce système qui met en valeur l’ouvrier et dénigre le cadre, Zobrist rappelle que le client du cadre est l’ouvrier, et l’envoie devant une machine pendant 6 mois. Face à son refus,’oiuy l’agent qualifié est licencié (à partir de 59’57).

Les méthodes de ce patron paternaliste ne sont bien sûr pas du goût de tout le monde, et ne sont pas toutes applicables à la lettre. Cela dit, je pense que certains de ces principes sont intéressants, et que son expérience de dirigeant peut en inspirer plus d’un. Car, dit-il, “l’altruisme est le meilleur moyen de gagner de l’argent”.

Pour plus d’infos sur les principes de management, consultez les fiches pratiques sur le système FAVI sur leur site
Et téléchargez le court manuel (6 pages) “l’essentiel du management par la confiance du petit patron neïf et paresseux”

La révolution du management

Management par la confiance che SOL

La révolution du management est non seulement possible mais nécessaire : c’est la conclusion de l’excellent reportage « Le management fait sa révolution » réalisé par Alain Pirot et diffusé sur BFM TV le 1er mai dernier (38 minutes). Nécessaire à cause de l’actuelle démotivation des salariés : Isaac Getz invite les dirigeants à se demander pourquoi les personnes motivées que l’on recrute se transforment en ces collaborateurs n’osant pas répondre et ne se sentant en rien engagé vis-à-vis de l’entreprise (lire à ce propos nos articles sur sa théorie des entreprises libérées et sur les exemples de cas). Révolution nécessaire aussi pour motiver ces nouvelles générations qui rejettent les styles traditionnels de gestion comme l’explique Tammy Erickson.
Le reportage cite l’exemple désormais bien connu de Google, dont l’organisation est basée sur une très large liberté des collaborateurs, et cite la proportion intéressante de 5 000 managers sur un total de 40 000 salariés. Google base son organisation sur des équipes réduites qui travaillent de façon autonome – la taille idéale étant celle d’une famille, nous explique un ex-googleur. Deuxième exemple d’entreprise innovante, l’agence de publicité créée par Stan Richards, où il n’y a que trois niveaux hiérarchiques et tous les signes de pouvoir sont supprimés.
Mais la transition entre un mode de management classique et ce nouveau paradigme est-elle possible ? Elle est loin d’être évidente : Richards déclare qu’il faut être prêt à perdre certains de ses meilleurs éléments, tandis qu’Eric Albert souligne le fait qu’ « il faut accepter l’idée de lâcher le contrôle » (voir notre article sur sa conférence).
Le reportage montre deux cas de transition réussie : le premier est celui de la fonderie FAVI et son ex-patron Zobrist. Le second est l’entreprise finlandaise de nettoyage industriel SOL, qui affiche 200 millions d’euros de CA et 15 % de croissance par an. Tous deux sont basés sur des principes en commun : la confiance radicale envers leurs collaborateurs, la suppression du contrôle de la part des managers, remplacé par un système d’autogestion des équipes, l’importance centrale de la satisfaction des clients.
Un management basé sur la confiance et le courage de changer les choses sera-t-il la réponse à la crise actuelle des entreprises ? J’en suis persuadé, et ce documentaire aide à comprendre pourquoi.

Pour voir le documentaire : http://www.elephantstore.fr/productions/management-revolution

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