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Étiquette : Intelligence collective

Les bénéfices d’une réunion d’intelligence collective

J’ai déjà parlé dans ce blog du thème de l’intelligence collective (voir nos articles précédents sur quand et comment l’appliquer ou sur les principes de prise de décision), thème qui me paraît fondamental pour améliorer le fonctionnement et la performance des entreprises. J’ai eu l’occasion il y a peu de participer à une réunion de travail, organisée par Olivier Zara, dont j’ai déjà parlé sur ce blog. Cette session a renforcé mes convictions.

Il s’agissait d’une journée de séminaire réunissant une douzaine de personnes pour utiliser « Synergy4 », la méthode qu’il a développée. Après avoir présenté ses méthodes et convictions quant à l’intelligence collective, Olivier a animé, l’après-midi, une réunion dédiée à la résolution d’un problème concret présenté par l’un des participants. Le sujet : accélérer et faciliter l’innovation dans un grand groupe français (la personne en étant la responsable).
Nous avons tous été surpris par la richesse des échanges et l’efficacité du processus. La personne dont nous avons traité le problème est repartie avec des idées complémentaires par rapport à celles qu’elle avait déjà, et une vision à la fois plus large et plus claire de son sujet. Elle était très satisfaite de ces échanges alors que c’était un sujet qu’elle maitrisait déjà bien et que les autres participants connaissaient beaucoup moins bien qu’elle !
Ce qui nous a tous frappé, c’est de nous apercevoir à quel point le fait d’utiliser un processus structuré permet d’augmenter l’efficacité et la rentabilité d’une réunion de résolution de problème et de créativité.

La méthode Synergy4 est une méthode assez structurée qui permet de concilier « l’ordre et le chaos » comme Olivier Zara aime à le dire: elle mélange une dose de chaos indispensable à la créativité et la structuration nécessaire à la production de résultats. La base de ce processus consiste à remplacer les échanges libres par des interventions sous formes de tours de table sur des thèmes spécifiques et successifs.

technique du tour de table - o zara

(schéma présenté par Olivier Zara)

La méthode se compose de cinq étapes successives :

  • présentation de la situation par « l’organisateur » (c’est-à-dire la personne dont nous traitions le problème ; aussi appelée client dans d’autres méthodes similaires telles que le co-développeemnt)
  • clarification de la situation : les autres participants posent des questions sur le problème (double tour de tables).
  • précisions sur la situation : l’ « organisateur » répond aux questions qui lui ont été posées
  • suggestions : formulation des idées, propositions de solutions et/ou émotions par les participants (plusieurs tours de tables)
  • conclusion de la session par l’organisateur : feed-back sur ce qu’il a entendu et ce qu’il en retient. Il/elle n’a pas à s’engager sur un plan d’actions.

Lors de ces réunions, il ne s’agit pas de prendre une décision ni d’établir un plan d’actions, ce sont avant tout des réunions d’émergence, d’ouverture aux idées nouvelles et à la réflexion collective.
Et ça marche ! Bien que nous n’étions en rien des experts sur le sujet, nous avons pu aider la personne à préciser sa situation et à trouver de nouvelles pistes de solutions. Ces méthodologies structurées, qui peuvent parfois paraître trop contraignantes (discipline du tour de table et ordre stricte des interventions) permettent au contraire de pouvoir s’écouter mutuellement et de combiner des points de vues très opposés. La structure permet de gagner du temps tout en permettant à tous de s’exprimer, évitant ainsi le jeu des relations de pouvoir des réunions classiques.
Merci donc à Olivier pour son accueil et son ouverture aux autres, j’ai eu beaucoup de plaisir à participer à cette réunion d’intelligence collective et ça me donne envie de multiplier ce genre de pratiques.

Intelligence collective (5) : les principes clés d’une réunion

meetingComment appliquer les principes de l’intelligence collective pour de meilleures réunions? Voici quelques conseils en la matière.

Pour qu’un processus d’intelligence collective puisse émerger, il est capital de d’abord fixer un cadre clair qui pourra constituer une référence pour tous. Je vous relaie quelques règles du jeu qui peuvent nous aider décrites par Shabnam Anvar dans son article. Il est recommandé qu’une personne neutre soit choisie en début de réunion pour faire respecter ces principes.

3 principes de fond:

  1. Egalité: chacun a sa place, tel qu’il est. Pour que la parole circule, il est important de pouvoir mettre entre parenthèses le temps d’une réunion les relations hiérarchiques dans le groupe et encourager les plus discrets à exprimer leurs avis. Comme nous l’évoquions dans le premier article (lien), la diversité du groupe est un avantage à exploiter.
  2. Bienveillance: Nous sommes tous invités à ne pas juger ni discréditer les idées des autres, mais être dans une démarche de type « rebond » : rappelons-nous que les idées les plus farfelues peuvent être la base de la solution.
  3. Responsabilité: Il est important de se rappeler que chacun parle en son nom, et exprime son opinion : nous sommes tous responsables de ce que nous disons … et de ce que nous taisons.

3 principes de forme: ces principes ont pour but d’éviter les dérives que nous mentionnions dans l’article précédent (lien).

  1. Temps imparti: pour que tous puissent s’exprimer et que les échanges soient riches et variés, nous pouvons fixer une règle de temps à ne pas dépasser, par exemple deux minutes (ce qui permet d’exprimer une idée clairement sans freiner les discussions).
  2. Écoute active: je le mentionne souvent dans ce blog et dans mes formations et on ne le dira jamais assez : écoutons l’autre, vraiment, attentivement, sans interrompre et surtout sans penser à notre future réponse.
  3. Silence: il s’agit là de revaloriser le silence : comme un temps pour réfléchir et une possibilité de ne rien ajouter si cela ne ferait pas avancer le débat. Cela dit, comme l’indique le principe de responsabilité, et à la différence des réunions aux silences passifs, on assume le fait de se taire !

Pour en savoir plus sur l’intelligence collective, voir nos articles précédents sur comment manager l’intelligence collective, les points de vigilance auxquels prêter attention, ou encore la meilleure façon de prendre les décisions à partir d’un processus d’intelligence collective.

Intelligence collective (4): une prise de décision collective ?

Une des craintes les plus fréquentes des managers face à l’intelligence collective est de voir son autorité menacée : comment instaurer des processus de consultation et maintenir son autorité dans la prise de décision et l’exécution ? La réponse passe par la différenciation de ces phases.

Il s’agit d’associer management traditionnel et management de l’intelligence collective à chaque fois que la situation le demande, c’est-à-dire face aux problèmes complexes sans solution évidente.
La conférence d’Olivier Zara sur ce thème est intéressante :

Olivier Zara expose une méthode de prise de décision associant intelligence collective et processus classique en 6 étapes (à partir de la minute 42 de la vidéo) :

Etape 1. Recueillir des informations de façon collégiale : demander à plusieurs personnes de s’intéresser au sujet
Etape 2. Organiser une réunion collective qui permette de réfléchir ensemble sur les informations recueillies et d’imaginer les différentes solutions envisageables (voir prochain article sur les principes à appliquer en réunion)
Etape 3. Consulter les principales parties prenantes pour valider la décision à prendre (hiérarchie, spécialiste, collègue, etc.)
Etape 4. En tant que manager, choisir la décision qui nous semble la plus pertinente
Etape 5. Partager cette décision avec quelques personnes clés pour évaluer sa mise en œuvre
Etape 6. Mobiliser les équipes concernées dans le cadre d’un plan d’actions précis.

Cette méthode a l’avantage de combiner les différents niveaux d’intervention (le responsable, le collectif dans son ensemble, et les parties prenantes). En contrepartie, elle prend bien sûr plus de temps qu’un processus dans lequel le manager conduit seul l’ensemble du processus d’information, de réflexion et de prise de décision. Cependant, Olivier Zara attire notre attention sur le fait que ce temps « gagné » en faisant tout tout seul risque d’être perdu, par la suite, et souvent dans des quantités plus importantes à cause des résistances générées.
D’où l’importance de mettre en œuvre de type de processus lorsque le problème est important et avant qu’il ne devienne urgent …
Ainsi, il ne s’agit pas de prendre des décisions collectives, mais d’apprendre à décider seul à partir d’un processus structuré de réflexion collective et de consultation de l’ensemble des parties prenantes.

Intelligence collective (3): les points de vigilance

Comme pour tout processus nouveau, la mise en place de l’intelligence collective peut présenter des pièges et des dérives. Les points sur lesquels il convient de rester vigilant sont les suivants :

  • Le niveau de confiance : en tant que manager, soyons attentifs au fait que la parole circule et que les membres d’un groupe osent s’exprimer et dire vraiment ce qu’ils pensent.
  • La rapidité de circulation des informations et des prises de décision : veillons à ce que les discussions avancent ; les longs débats ne menant à rien et les décisions confuses finissent par démotiver tout le monde.
  • L’ouverture aux autres : le groupe peut se tromper. Il arrive que certains groupes, persuadés d’avoir raison, dénigrent l’avis des experts.
  • La vigilance sur la pression de conformité : l’acceptation passive au niveau du groupe de décisions dont chacun se doute qu’elles sont erronées, peuvent mèner à des catastrophes. Un exemple fameux de ce genre de problème est l’accident de la fusée Challenger.fusee challenger

N’oublions pas que la mise en place d’un processus d’intelligence collective demande du temps. Elle n’apparaît pas du jour au lendemain, ni par miracle. Soyons patients et déterminés, encourageons les membres du groupe à se connaître pour commencer à « penser ensemble ». Les conflits, les oppositions de personnalités, peuvent bien sûr surgir, il n’y a pas de mal, c’est un phénomène normal. Il s’agit juste de les accueillir et d’apprendre à les gérer de façon positive. Les moyens existent et sont efficaces (voir notre blog « Mieux vivre avec ses émotions »).

Pour en savoir plus, lire également l‘article de Olfa Zaïbet-Grèselle duquel je me suis inspiré.

Intelligence collective (2) : comment manager ?

L’intelligence collective est un défi pour les managers : comment s’assurer que le processus marche ? Comment atteindre les résultats sans pour autant perdre le contrôle ? Pour nous aider, voici quelques points de repères utiles :

manager intelligence collective

  • Parier sur la diversité : une équipe pluridisciplinaire permettra de profiter de toute la diversité de connaissances, de compétences et d’idées pour un dialogue plus créatif et plus productif. N’oublions pas de définir clairement les rôles de chacun, de reconnaitre les apports individuels et de valoriser chaque métier.
  • Encourager la capacité à collaborer ensemble ; plus difficile à faire qu’à dire ! Pour nous aider, valorisons les activités orientées vers les autres (attention, reformulation, négociation, échange, etc.). En tant que manager, veillons à faciliter et entretenir des relations de solidarité et de réciprocité pour une meilleure cohésion de l’équipe. Et n’oublions pas d’appliquer les différentes techniques de communication que nous avons pu apprendre au fil des années !
  • Apprendre, avec et par les membres de l’équipe : il s’agit de donner au groupe les moyens de se former et d’acquérir les savoir et savoir-faire nécessaires. Un processus d’intelligence collective réussi permet un apprentissage collectif par la réflexion et l’action en commun.
  • Prendre les décisions ensemble. N’oublions pas que la prise de décision lors d’un processus d’intelligence collective est une construction commune entre les différents participants : nous ne pourrons résoudre les situations complexes que nous allons avoir à affronter que si tous apportent leur point de vue et que si nous appréhendons ensemble toutes les dimensions du problème. Notre perception de la situation et de sa solution peut – et doit – évoluer au fur et à mesure de la progression du processus.
  • Construire une vision commune qui serve de base à l’action. Le rôle du manager est capital : c’est lui qui va permettre l’émergence de cette vision collective et commune de l’environnement et de l’objectif à atteindre. L’intelligence collective permettra de renforcer la culture collective de l’équipe et de l’organisation et leur solidité.
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