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Catégorie : Conseils pratiques

6 principes pour améliorer nos réunions

Voici quelques principes tirés des travaux récents sur l’intelligence collective qui nous aideront à transformer les longues réunions laborieuses en réunions courtes et efficaces. L’idée principale de l’intelligence collective est que les solutions ne sont pas imposées mais co-créées à partir des apports de chacun.

Tiré de l’article de Shabnam Anvar sur le blog de l’Express.

Trois principes de fond pour y parvenir :

  • Equivalence : Chacun a une place, sa place dans le groupe ; il est accepté tel qu’il est, avec ce qu’il est. Il n’y a pas de hiérarchie, il y a juste des personnes qui assument des responsabilités d’ordre différent. La diversité des expériences, du savoir-être et du savoir-faire de chacun est un atout pour le groupe.
  • Bienveillance : Chaque participant est invité à ne pas être dans le jugement de l’autre, ni des idées proposées. Il n’y a ni bon ni mauvais. Une idée que vous pourriez considérer « mauvaise », pourra être l’élément déclencheur de la solution trouvée par le groupe.
  • Responsabilité : Chacun est responsable de ses besoins, de ses émotions et de ses actes. Chaque participant est invité à parler en son nom en employant le « je » et en évitant les « on pense que ». Assumer la responsabilité de sa pensée est déjà un grand pas.

Trois principes de forme :

  •  Temps imparti : Afin que chaque participant puisse s’exprimer et faire partie du groupe, il est souhaitable de prévoir au début de la réunion un temps équivalent pour tous. Deux minutes permettent en règle générale à chacun d’exprimer l’essentiel et invite à un exercice de concision pour le bien-être de chacun.
  • Ecoute silencieuse : Pour sortir de la course mentale de « comment je peux « réagir » à ce qu’il dit », l’écoute silencieuse s’impose. Écouter ce que la personne dit, chercher à comprendre ce qu’il dit et pourquoi il le dit. Le tour de parole (ou tour de table) est un bon moyen d’habituer un groupe à l’écoute silencieuse. Chacun parle sans être interrompu ; les autres participants sont invités à ne pas « réagir », mais à s’exprimer, à « agir » lorsque ce sera leur tour de parler.
  • S’écouter soi : Se taire et écouter l’autre, permet aussi d’écouter son propre ressenti par rapport à ce qui est dit. Le silence, c’est aussi la possibilité de passer son tour et ne rien dire. Mais à la différence des personnes silencieuses lors de réunions, la personne, ici, assume la responsabilité de son choix de ne rien dire.

Pour en savoir plus sur l’écoute active et comment améliorer son style de communication, lisez nos articles sur le blog de mon ouvrage « Mieux vivre avec ses émotions »

Marchez et dormez pour de nouvelles idées !

Dans le contexte actuel, les dangers du travail excessif et autres phénomènes de burnout sont de plus en plus courants, pour les managers, les cadres dirigeants et les dirigeants d’entreprises. Il est grand temps qu’ils prennent soin d’eux, de façon aussi importante que l’on prend soin de la santé de leurs collaborateurs. Prendre soin d’eux-mêmes, c’est prendre soin de leur entreprise et c’est indispensable.

Je vous propose de prendre une pause pour regarder ces deux mini conférences (3 à 4 minutes chacune) :

1. L’idée au cœur de cette première présentation est simple mais efficace: la prochaine fois que vous organisez une réunion, dites à votre interlocuteur de vous rejoindre pour une marche à pied.

2. Deuxième conseil qu’Arianna Huffington (co-fondatrice du Huffington Post) présente de façon claire et concise: “le chemin vers une vie plus productive, plus enthousiaste, plus joyeuse passe par un sommeil suffisant. […] Face aux multiples crises de notre monde en ce moment, ce qui est bon pour nous sur le plan personnel, ce qui va nous apporter plus de joie, de reconnaissance, d’efficacité dans nos vies, est aussi ce qui est le mieux pour le monde. Je vous exhorte donc à fermer vos yeux, à couper vos moteurs et à découvrir le pouvoir du sommeil.”

Pensez hors du cadre !

Beaucoup d’entre vous connaissent cet exercice : comment relier ces 9 points par 4 droites sans lever le crayon ? 9 points

C’est Paul Watzlawick, psychologue de l’école de Palo Alto, qui a, le premier, cité cet exemple, pour illustrer sa théorie du changement. Il explique qu’en général, face à cette énigme comme face à des problèmes plus complexes, nous avons tendance à introduire des conditions qui rendent l’équation insoluble. Ceux qui considèrent que la résolution de cette énigme est impossible ont pris en compte une donnée qui n’était pas comprise dans l’énoncé : ils ont pris pour acquis le fait que les 9 points formaient un carré dont il ne fallait pas sortir. Le moyen de trouver une solution : opérer ce que Watzlawick appelle un changement de second degré, c’est-à-dire sortir de cette limitation auto-imposée.

 9-dots-solution

 Dans l’exemple ci-dessus, il s’agit de sortir du cadre des 9 points et de passer par 2 points fictifs au dessus et à droite de ceux ci.

Watzlawick distingue deux types de changement : les changements de premier degré, qui sont des changements intervenus à l’intérieur d’un cadre ou d’un système donné, par comparaison avec des changements de second degré, qui interviennent sur le système, des méta-changements. Il donne l’exemple d’un rêve : passer d’une scène à un autre y serait un changement de premier degré, tandis que se réveiller serait un changement de second degré.

Selon lui, la majorité des problèmes que nous pensons insolubles ne le sont que si nous nous cantonnons à un système de pensée inchangé : il s’agit de prendre de la distance par rapport à la situation bloquée pour imaginer le niveau où le changement pourra intervenir. Nous ne voyons plus, par habitude et par subjectivité, les limites que nous nous imposons, et il est souvent nécessaire de les surpasser pour pouvoir trouver la solution. D’où l’importance cruciale d’apprendre à prendre du recul et à penser hors du cadre ! C’est souvent beaucoup plus rapide et beaucoup plus facile à plusieurs, grâce à la diversité des profils et des façons d’appréhender la réalité !

 

Outils collaboratifs … une nécessaire évolution du management !

socialmediacontentLes outils liés à l’explosion du collaboratif sur Internet, chats, forums, réseaux sociaux d’entreprise, blogs, réseaux d’échanges réciproques de savoirs (RERS), semblent offrir aux entreprises des possibilités infinies. La Poste, Renault, BNP Paribas, Areva, L’Oréal : toutes se lancent dans la révolution de l’entreprise 2.0. D’après un sondage de l’Observatoire des réseaux sociaux d’entreprise, réalisé en juin dernier, auprès de 40 sociétés privées et publiques, 31 % ont créé un tel système et 64 % ont un projet de ce type.

Pourquoi une telle évolution ? Les raisons sont multiples : Cohésion interne, rénovation de la culture d’entreprise, …, mais aussi et surtout pour augmenter la réactivité dans le traitement des problèmes et l’élaboration des solutions.

manager tombeLes managers vivent souvent cette évolution comme une menace. En permettant à tous ceux qui y participent d’accéder à plus d’informations et d’intervenir, quelque soit leur niveau ou l’équipe à laquelle ils appartiennent, ces réseaux peuvent être perçus comme la source d’une perte de maîtrise et d’autorité.

 

74 % des DRH interrogés pour le baromètre CSC des tendances et des perspectives des DRH européennes, estiment que le développement du collaboratif et des réseaux sociaux sera l’une des priorités du management pour les prochaines d’années, suivies de près par la diffusion des technologies (71 %).

Apprendre aux managers à les utiliser est donc capital, et passe par une évolution indispensable du management hiérarchique à la française vers un management plus ouvert, plus participatif. Si les résistances sont nombreuses, l’enjeu est de taille. Il s’agit, comme beaucoup le souhaitent aujourd’hui, d’utiliser ces outils pour permettre à chacun d’exprimer plus et mieux son potentiel, à titre individuel et collectif, avec, à la clé, des bénéfices concrets pour tous, entreprise, managers et collaborateurs.

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